De (fysieke) document analyse
Fysieke documenten zijn voor organisaties vaak de belangrijkste informatiedragers ondanks de opkomst van informatie technologie. Enkele redenen hiervoor:
- Documenten zijn eenvoudig uit te wisselen tussen vele verschillende mensen en organisaties. (bijvoorbeeld: brieven, die van en naar organisaties gestuurd worden);
- Papieren documenten kunnen eenvoudig door iedereen aangepast en ingevuld worden. (met een pen bijvoorbeeld);
- Papieren documenten kunnen door iedereen direct gelezen worden. (er is geen computer met bepaalde software voor nodig);
- Papieren documenten hebben een juridische waarde (contracten etc.);
- Mensen lezen veel liever papieren documenten, vergeleken met informatie die gepresenteerd wordt op het beeldscherm;
- Omdat mensen gewend zijn met papier te werken is het eenvoudiger navigeren door, bijvoorbeeld, een rapport;
- Papier is “tastbaar”. (informatie gaat niet verloren als de computer vastloopt);
Als ICT ingezet wordt, is het belangrijk de fysieke documenten en documentstromen te bekijken. Ik heb een methode ontwikkeld om dit op een snelle, praktische en waardevolle manier te doen. Voor de methode geldt dat deze flexibel is en aangepast kan worden aan de informatiebehoeften van ieder project.
Een documentanalyse dient in ieder geval uitgevoerd te worden bij een workflow management en/of document management implementatie, maar ook voor andere trajecten kan deze analyse hulpvol zijn.
De basis van de methode is zeer eenvoudig: definieer kortweg welke documenten er in uw organisatie aanwezig zijn. Bekijk daarna de “kenmerken” van documenten.
Enkele kenmerken zijn:
- is het een ingaand of uitgaand document?;
- is het een ‘statisch’ of ‘dynamisch’ document?;
a. wijzigt het document gedurende het proces?
b. is het hele document dynamisch, of slechts één deel? - door wie wordt het document verstuurd, en door wie ontvangen?
- is het document een eind product of ondersteunt het de informatievoorziening van een proces?
- is het een generiek document of een specifiek document? (maw. wordt het document voor meerdere diensten of doeleinden gebruikt);
- is het een “trigger” document? (maw. Start het een workflow proces op);
Wanneer de kenmerken zijn toegekend, wordt het lastig. Nu is denkwerk nodig om de documenten op te delen in verschillende typen. Bepaalde documenten die initieel totaal niet op elkaar leken zullen nu toch als hetzelfde type worden gezien en zo ook worden behandeld.
Een document analyse is eenvoudig uit te voeren met behulp van Excel. Gebruik de auto-filter functie om het analyseren van de documenten gemakkelijker te maken.
Het resultaat van het goed uitvoeren van de analyse is dat u de complexiteit van uw project aanzienlijk verlaagt. Dit werkt door op de ontwikkeltijd en op de TCO in een later stadium. De documentanalyse direct kunt u beschouwen als een belangrijke deliverable van de analyse fase en direct gebruiken bij de bouw van het ICT systeem.